بهبود مستمر :
در این مرحله است که کمپانی بر صدد درک این مطلب بر می آید که این امتیاز در مدیریت پروژه یک راه بدون پایان است .
این مرحله دارای 4 خصوصیات است که عبارتست از :
1- سازمان باید فایلهای درسی آموزنده ای از جلسات توجیح کننده در آخر هر پروژه بوجود بیاورد . مطالعه شده در آخر هرپروژه ، بحث در مورد اشتباهات رخ داده و دانشهای آموخته شده ، بسیار پر اهمیت هستند در جلوگیری از تکرار اشتباهات .
2- دانش آموخته شده در هر پروژه باید به دیگر پروژه ها و تیمها منتقل شود .
این کار می تواند از طریق بحث های انجام شده در جلسات تمرینی و برنامه های تمرینی انجام شود .
3- کمپانی باید یک برنامه میاندار را به رسمیت بشناسد برای مدیران پروژه های آینده از بین برنامه های میاندار انتقال داده شود .
4- آخرین خصوصیات این مرحله فهم وسیع است که طراحی استراتژی برای مدیریت پروژه یک فرآیند مداوم و پیاپی است .
مستند سازی نتایج پروژه در فایلهای آموخته شده درسها و آماده کردن مطالعه موردی ممکن است به سختی انجام شود . مردم از هر دوی پیروزی و شکست چیزهایی می آموزند .
یک نظریه اجرایی می گوید پروژه هایی که شکست می خورند حاکی از اینست که ما هیچ چیزی نیاموختیم . نظریه اجرایی دیگر می گوید بازگویی پروژه ، زمان را هدر می دهد مگر اینکه چیزی از آنها بیاموزیم .
مستند سازی موفقیت ها آسان است . اما مستند سازی اشتباهات بسیار دشوارتر است چون مردم نمی خواهند که اسمشان به اشتباهات الحاق شود بخاطر ترس از مجازات . کارمندان شرکت می دانند کدام افراد روی پروژه ها کار کردند حتی زمانی که مطالعه موردی تغییر چهرده دهد . یک فرهنگ قوی ، محتاج مستند سازی اشتباهات کار به صورت مؤثر است .
مناطق بهبود مستمر :
روش شناسی های مدیریت پروژه باید بهبود مستمر را طی کند . این ممکن است به صورت استراتژیک مهم باشد برای جلو ماندن در رقابت ها ، بهبود های مستمر در یک روش شناسی ممکن اس توسط فاکتورهایی از قبیل دسترسی به نرم افزار های بهتر ، یک فرهنگ مستمر یا تمرین ساده و آموزش مصرف روش شناسی هدایت شود . فاکتورهای هدایت کننده خارجی عبارتند از :
ارتباط با مصرف کننده و تأمین کننده ، فاکتورهای قانونی و حقوقی ، فاکتورهای اجتماعی ، فاکتورهای فنی و حتی فاکتورهای سیاسی .
5 منطقه برای بهبود مستمر در روش شناسی مدیریت پروژه به صورت ذیل هستند
1- بهبود فرآیند موجود :
* فرکانس و تکرار استفاده :
آیا می توان استفاده را تمدید کرد ؟
- دسترسی به مصرف کننده : آیا ما می توانیم روش شناسی را بهبود دهیم برای نزدیک تر شدن به مصرف کنندگانمان ؟
- تعویض محصول : آیا محصول جدیدی در محل فروش وجود دارد برای جایگزینی و یا بهبود روش شناسیمان ؟
- شرایط کار بهتر : آیا می توان شرایط کار را عوض کرد برای حذف بخشهایی از روش شناسی ؟
- استفاده بهتر از نرم افزاری : آیا استفاده از نرم افزارهای بهتر یا جدیدتر به ما اجازه می دهد که قسمت هایی از مستندسازی و گزارشات را حذف کنیم ؟
2- بهبود فرآیند جامع :
* سرعت تجمع :
آیا راه هایی برای تغییر روش شناسی به منظور افزایش سرعت فعالیت های جامع وجود دارد ؟
- ملزومات تمرینی : آیا تغییراتی در ملزومات تمرینی در روش شناسی اتفاق افتاده است ؟
- پذیرش وسیع مستمر : آیا روش شناسی باید به منظور بدست آمدن پذیرش وسیع تغییر کند ؟
3- پیامد رفتاری :
- تغییرات در رفتار سازمانها : آیا روش شناسی و کاستی رفتار تغییر می کند؟
- تغییرا ت فرهنگی : آیا فرهنگ ما به اندازه ای که روش شناسی می تواند تغییر کند ، تغییر می کند ؟
- حمایت مدیریت : آیا حمایت مدیریت تا به جایی بهبود می یابد که روزنه های کمتری مورد نیاز باشد ؟
- تأثیر بر روی مدیریت غیر رسمی پروژه : آیا فرهنگ متحد کافی وجود دارد تا مدیریت غیر رسمی پروژه بتواند مورد استفاده قرار بگیرد در یک روش شناسی؟
- شیفتها در قدرت اقتدار : آیا اقتدار و قدرت تعویض اختیار را به یک بارنده و یا یک روش شناسی جدی تر تبدیل می کند .
- ملاحظات ایمنی : آیا تغییرات ایمنی یا محیطی اتفاق افتاده است که روش شناسی را تحت تأثیر قرار دهد ؟
4- معیاری (Bench mar king)
ایجاد یک مدیریت پروژه (coe) : آیا ما همینک یک گروه هسته ای برای مسئولیت Bench mar king داریم ؟
Bench mar king فرهنگی : آیا سازمانهای دیگر فرهنگ بهتری نسبت به روش انجام مدیریت پروژه ما دارند ؟
فرآیند Bench mar king : چه فرآیندهای جدید دیگری سازمانهای دیگر به روش سنجی خود اضافه می کنند .
5- پیامدهای مدیریتی : ( Managerial 1 ssves)
- ارتباط با مشتری : آیا تغییری در ارتباط با مشتری هایمان رخ داده است ؟
- ظرفیت منابع در مقابل نیازها : اگر نیازهای ما نغییر کرده است ، چه اتفاقی برای ظرفیت منابع ما می افتد ؟
- بازسازی ملزومات : آیا بازسازی باعث می شود که طراحی ملزومات را عوض کنیم ؟
پنج عامل که بالا ملاحظه شد یک کمپانی با یک قالب کاری خوب را برای یک بهبود مستمر بوجود می آورد .
مزایای بهبود مستمر شامل می شود :
شرایط رقابت بهتر
یگانگی و وحدت
آنالیز بهینه شده هزینه
ارزش مشتری مضائف
مدیریت بهتر توقعات مشتری
سهولت انجام کار
چرخه بدون پایان THE NEVER-ENDING CYCLE
حقیقت امر اینست که کمال و رشد در مدیریت پروژه به چرخه بدون پایان می انجامد ما می توانیم مزیت مدیریت پروژه را تحت عنوان یک چرخه بدون پایان تعریف کنیم که شامل :
معیاری(Benchmarking) بهینه سازی مستمر ، بهبود روش سنجی انفرادی که مرحله های3,4,5 دوباره تکرار می شوند .
بهبود مستمر :
اکثرا رضایت و آسودگی خاطر فرآیند تصمیم گیری را هدایت می کند . این مخصوصا درستی سازمانهاست که به بعضی از درجات عالی مدیریت پروژه دست یافته اند و خودشان از مدیریتشان به رضایت دست یافته اند . آنها اغلب خیلی دیر این را را درک کردند که مزایای رقابت را از دست داده اند . این زمانی اتفاق می افتد که در مورد شناخت اهمیت بهبود مستمر شکست بخورند . که نمودار نیازهای بهبود مستمر را نشان می دهد .
:جستجو
